Mengolah data dengan Fungsi Tanggal Otomatis

Microsoft excel menyediakan beberapa fungsi khusus dalam kaitannya untuk input, pengolahan maupun menampilkan informasi dalam format tanggal dan waktu. Sehingga pengguna akan lebih dimudahkan untuk melakukan analisa atau kebutuhan tertentu yang berkaitan dengan tanggal, bulan maupun tahun. Misalnya ketika akan menghitung tanggal jatuh tempo, selisih jam dengan tanggal berbeda di excel, membuat tanggal otomatis di excel dan lain sebagainya. Fungsi khusus tersebut adalah fungsi Date-Time.

Fungsi  Date-Time sering juga disebut dengan Fungsi Tanggal  dan Waktu. Fungsi Tanggal dan Waktu digunakan untuk melakukan perhitungan yang berhubungan dengan data tanggal dan waktu. Perhitungan yang berhubungan dengan data tanggal dan waktu itu antara lain mencari data tanggal, bulan atau tahun tertentu, menampilkan tanggal sekarang, menampilkan jam, mencari menit, mencari detik dan lain-lain. Yang akan dibahas berikut ini adalah bagaimana mengolah data dengan menggunakan fungsi DATE atau tanggal otomatis pada microsoft excel.

Fungsi Tanggal sangat mudah diaplikasikan tidak serumit dalam mengaplikasikan fungsi Logika, Fungsi Lookup dan lain-lain. Untuk menampilkan data tanggal otomatis bisa dilakukan dengan beberapa cara sebagai berikut.

1. Fungsi TODAY 

Fungsi TODAY digunakan untuk menghasilkan nomor seri tanggal saat ini atau sebagai rumus tanggal hari ini. Tanggal dan waktu yang ditampilkan dengan fungsi TODAY akan diperbaharui saat worksheet excel melakukan kalkulasi atau ketika sebuah makro yang berisi fungsi dijalankan. Sehingga fungsi ini akan menghasilkan tanggal dan waktu yang dinamis berubah-ubah setia saat, namun tidak terus menerus.

Sintaks Fungsi TODAY adalah : =TODAY()

Fungsi TODAY tidak memiliki argumen. Jadi untuk menggunakan fungsi TODAY anda tidak membutuhkan parameter apapun. Cukup tulis TODAY() pada rumus excel, tentunya dengan diawali dengan simbol sama dengan(=) untuk menunjukkan bahwa yang anda tulis adalah sebuah rumus excel.

Contoh penggunaan fungsi TODAY

Pada sel yang menggunakan fungsi atau rumus today jika anda rubah formatnya untuk menunjukkan tanggal dan waktu, maka akan menampilkan waktu 00:00. Sehingga saat dijumlah dengan angka 4,5 (4,5 hari atau 4 hari dan 12 Jam) maka akan menghasilkan jumlah tanggal sekarang dan 4 hari 12 jam. seperti pada contoh nomor 3. Jika format sel dimana anda memasukkan rumus excel TODAY tersebut general, maka secara otomatis excel akan menkonversi sel tersebut ke dalam format tanggal. Untuk menampilkan nomor seri tanggal anda perlu memformat sel tersebut ke dalam format number atau general.

2. Fungsi DATE

Fungsi DATE adalah fungsi excel yang digunakan untuk menghasilkan nomor seri tanggal berdasarkan informasi tanggal, bulan dan tahun. Fungsi DATE digunakan untuk menghasilkan format tanggal berdasarkan nilai angka tanggal, bulan dan tahun yang terpisah.

Sintaks Fungsi DATE adalah =DATE(Year;Month;Day)

Fungsi DATE memiliki 3 argument yang pada saat menggunakan ketiga argumen diatas harus diisi, argumen tersebut adalah:

👉 Year : Merupakan informasi tahun dari tanggal yang ingin dihasilkan.

👉 Month : Merupakan informasi bulan dari tanggal yang ingin dihasilkan.

👉 Day : Merupakan informasi hari atau tanggal dari format tanggal yang ingin dihasilkan.

Berikut ini contoh fungsi DATE pada excel.

Untuk argumen Tahun pada fungsi Date excel perlu diperhatikan beberapa hal berikut:

1. Jika tahun yang dimasukkan antara 0 (nol) dan 1899, Excel menambahkan angka tahun itu dengan 1900 untuk menghitung tahun. Lihat contoh nomor 4.
2. Jika tahun antara 1900 dan 9999, angka ini akan dijadikan nilai tahun yang dihasilkan.
3. Jika tahun yang dimasukkan kedalam argumen kurang dari 0 atau lebih dari sama dengan 10000, Excel akan menghasilkan nilai kesalahan #NUM!. Lihat contoh nomor 5 dan 6.

3. Fungsi DATEVALUE

Fungsi DATEVALUE adalah fungsi excel yang digunakan untuk menkonversi teks tanggal menjadi nilai numeric atau nomor seri tanggal yang dikenal oleh excel. Fungsi excel ini berguna jika anda mendapatkan data tanggal dari sumber lain namun dalam bentuk atau format teks. Untuk bisa di olah dengan fungsi-fungsi tanggal lainnya tentunya teks tanggal ini perlu kita rubah dulu kedalam format tanggal yang dikenal oleh excel. Untuk dapat di rubah menjadi Format tanggal yang dipahami oleh excel, teks yang akan dikonversi ini haruslah sesuai dengan format tanggal sistem PC yang digunakan. Jika anda menggunakan Windows 7 anda bisa melihat format tanggal sistem ini pada control panel bagian setting Region and Language.

Sintaks fungsi DATEVALUE adalah =DATEVALUE("TeksTanggal")

Argumen Teks Tanggal pada fungsi DATEVALUE ini bisa dalam bentuk teks langsung atau referensi sel yang berisi teks dalam format tanggal yang sesuai dengan pengaturan sistem komputer yang Anda gunakan.

Contoh Fungsi DATEVALUE

Rentang numeric tanggal untuk excel adalah 1-2.958.465. Dimana angka 1 merupakan 1 Januari 1900 dan 2958465 adalah 31 Desember 9999. Jangan lupa format tanggal menggunakan format Date.

4. Fungsi DAY

Fungsi DAY digunakan untuk menghasilkan angka 1-31 yang merupakan angka tanggal atau hari dari seri nomor sebuah tanggal. Jika anda ingin mendapatkan angka tanggal/hari dan mengabaikan bulan dan tahun dari sebuah sel dengan format tanggal, maka gunakanlah fungsi ini.

Sintaks fungsi DAY adalah =DAY(Tanggal)

Tanggal : Merupakan nomor seri sebuah tanggal baik yang ditulis langsung, referensi sel atau hasil dari fungsi/rumus excel lain yang menunjukkan format tanggal yang ingin anda ambil nilai tanggal/harinya.

Berikut contoh fungsi DAY Excel.

5. Fungsi MONTH

Fungsi MONTH pada excel digunakan untuk menghasilkan angka 1-12 yang merupakan nilai bulan dari sebuah seri nomor tanggal pada excel. Jika fungsi day mengambil angka tanggalnya maka fungsi MONTH pada excel mengambil angka bulannya.

Sintaks fungsi MONTH adalah =MONTH(Tanggal)

Tanggal: Merupakan nomor seri sebuah tanggal baik yang ditulis langsung, referensi sel atau hasil dari fungsi/rumus excel lain yang menunjukkan format tanggal yang ingin anda ambil nilai angka bulannya.

Contoh Fungsi MONTH

6. Fungsi YEAR

Fungsi YEAR pada excel digunakan untuk mengambil nilai tahun dari sebuah format tanggal excel. Fungsi ini melengkapi kedua fungsi sebelumnya. Jika Anda memiliki data tanggal gunakan fungsi DAY untuk mengambil tanggal/harinya, fungsi MONTH untuk mendapatkan bulannya dan fungsi YEAR untuk mendapatkan nilai Tahunnya.

Sintaks fungsi YEAR adalah =YEAR(Tanggal)

Tanggal: Merupakan nomor seri sebuah tanggal baik yang ditulis langsung, referensi sel atau hasil dari fungsi/rumus excel lain yang menunjukkan format tanggal yang ingin Anda ambil nilai angka tahunnya.

Contoh Fungsi YEAR

7. Fungsi DAYS

Fungsi DAYS adalah rumus excel yang digunakan untuk menghasilkan jumlah hari antara 2 tanggal yang dihitung. Pada rumus DAYS asumsi jumlah hari dalam setahun sesuai umur hari dalam setahun yakni 365 hari atau 366 hari pada tahun kabisat. Fungsi DAYS tersedia untuk anda yang menggunakan microsoft Excel 2013 ke atas.

Cara menggunakan rumus Days di excel juga cukup mudah. Fungsi DAYS dapat digunakan dengan mengikuti cara penulisan rumus excel berikut: 

=DAYS(Tanggal Akhir; Tanggal Awal)

Keterangan:

👉 Tanggal Akhir adalah tanggal akhir perhitungan.

👉 Tanggal Awal adalah tanggal awal perhitungan selisih hari.

Agar lebih jelas bagaimana menghitung selisih atau jumlah hari dengan fungsi Days, silahkan perhatikan contoh penggunaan fungsi DAYS berikut:

Pada contoh di atas rumus excel yang digunakan untuk menghitung jumlah hari diantara tanggal 1 Oktober 2020 sampai 20 Nopember 2020 adalah dengan rumus berikut: =DAYS(B2;C2). Hasilnya, selisih kedua tanggal tersebut adalah 50 hari.

Saat menggunakan fungsi DAYS ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan.

• Argumen fungsi Days dapat berupa teks, asalkan teks tersebut dapat dikonversi menjadi nilai tanggal yang valid oleh fungsi DATEVALUE.
• Jika argumen tanggal adalah string atau teks yang tidak dapat diuraikan sebagai tanggal yang valid, fungsi DAYS akan menghasilkan nilai error #VALUE!.
• Jika argumen tanggal bernilai numerik yang berada di luar rentang tanggal yang valid, Fungsi DAYS akan menghasilkan nilai kesalahan #NUM!.

Perhatikan 3 contoh fungsi DAYS Berikut:

Excel menyimpan format tanggal dan waktu sebagai sebuah nomor seri berurutan untuk dapat digunakan dalam perhitungan tanggal dan waktu. Dimana secara default, nomor seri 1 menunjukkan tanggal 1 Januari 1900 00:00 dan nomor seri 39.448 menunjukkan tanggal 1 Januari 2008 yang dihitung 39.447 hari setelah 1 Januari 1900.

Rentang tanggal yang valid di excel adalah 1 Januari 1900 dengan nomor seri 1 sampai dengan 2.958.465 atau 31 Desember 9999.

8. Fungsi DAYS360

Fungsi DAYS360 adalah fungsi excel yang akan menghasilkan jumlah hari antara dua tanggal yang dihitung dengan asumsi bahwa jumlah hari dalam 1 tahun adalah 360 hari atau 30 hari untuk setiap bulannya. Fungsi ini biasa dipakai untuk sistem akuntansi yang menggunakan perhitungan 30 hari sebagai jumlah hari untuk setiap bulan dalam satu tahun penuh.

Pada rumus excel, cara menggunakan fungsi DAYS360 mengikuti sintaksis berikut ini:

=DAYS360(Tanggal Awal; Tanggal Akhir; [Metode])

Keterangan:

• Tanggal Awal adalah tanggal awal perhitungan jumlah hari yang dapat berupa alamat sel atau format tanggal yang dikenal oleh excel
• Tanggal Akhir adalah tanggal akhir perhitungan jumlah hari yang mengacu pada sebuah alamat sel atau format tanggal yang dikenal oleh
• Metode di isi dengan Nilai logika TRUE atau FALSE yang boleh diisi atau dikosongkan.

Argumen metode pada rumus DAYS360, jika diisi dengan nilai TRUE atau angka 1 maka fungsi DAYS360 akan menggunakan Metode Eropa dimana Tanggal Awal dan Tanggal Akhir yang terjadi pada hari ke-31 suatu bulan menjadi sama dengan hari ke-30 dari bulan yang sama.

Apabila argumen metode tersebut dikosongkan atau diisi dengan nilai FALSE yang bisa juga digantikan dengan angka 0 maka fungsi DAYS360 akan menggunakan metode AS.

Pada metode AS jika tanggal mulai adalah hari terakhir suatu bulan, maka menjadi sama dengan hari ke-30 bulan yang sama. Jika tanggal berakhir adalah hari terakhir suatu bulan dan tanggal mulainya lebih awal dari hari ke-30 suatu bulan, tanggal berakhir menjadi sama dengan hari ke-1 bulan berikutnya. jika tidak, tanggal berakhir menjadi sama dengan hari ke-30 bulan yang sama.

Contoh Fungsi Days360 Excel

Dengan rumus Days360 di atas di hasilkan bahwa jumlah hari antara tanggal 1 Januari 2017 dan 31 Desember 2017 adalah 360 hari. Hal ini berbeda dengan rumus DAYS sebelumnya yang menghasilkan angka 364 meskipun sama-sama menghitung selisih dua tanggal yang sama.

9. Fungsi/Rumus TEXT Excel untuk Format Tanggal

Fungsi Text pada microsoft excel adalah fungsi excel yang digunakan untuk mengkonversi nilai angka (numeric) menjadi teks (string) dalam format yang ditentukan. Nilai angka disini termasuk format tanggal dan waktu. Jadi, jika akan merubah format tanggal di excel menjadi text bisa menggunakan rumus Text excel ini.

Rumus dasarnya adalah =TEXT(Angka;"Kode Format")

Keterangan:

Angka : Merupakan nilai numeric yang akan dikonversi menjadi format teks pada excel. 

Kode Format : Merupakan kode format yang menunjukkan bagaimana angka akan ditampilkan dalam format teks excel.

Saat penggunaan rumus TEXT excel ini, argumen kode format harus diletakkan diantara dua petik ganda ("Kode Format"). Jika tidak excel akan menghasilkan nilai error.

Kode-kode berikut pada rumus Text excel untuk merubah format tanggal di excel menjadi text:

• Kode m : Menampilkan digit angka bulan (1-12) dari sebuah tanggal.
• Kode mm : Menampilkan 2 digit angka bulan (01-12) dari sebuah tanggal. Jika angka bulan hanya 1 digit maka digit pertama akan digantikan nol(0)
• Kode mmm : Menampilkan teks/huruf nama bulan sebagai singkatan. Contoh : Jan, Feb, Mar s/d Des.
• Kode mmmm : Menampilkan teks/huruf nama bulan dari sebuah nilai tanggal. Contoh : Januari, Februari, Maret s/d Desember.
• Kode mmmmm : Menampilkan huruf awal nama bulan. Contoh : J, F, M s/d D.
• Kode d : Menampilkan angka hari (tanggal). Contoh: 1, 2, 3 s/d 31
• Kode dd : Menampilkan 2 digit angka hari (tanggal). Jika angka hari (tanggal) hanya 1 digit maka digit pertama digantikan nol(0). Contoh: 01, 02, 03 s/d 31.
• Kode ddd : Menampilkan singkatan nama hari. Contoh: Sen, Sel, Rab, Kam, Jum, Sab, Mgg.
• Kode dddd : Menampilkan nama lengkap hari. Contoh: Senin, Selasa, Rabu, Kamis, Jumat, Sabtu, Minggu.
• Kode yy - Menampilkan 2 digit terakhir angka tahun
• Kode yyyy - Menampilkan 4 digit dari angka tahun

Contoh penggunaan rumus TEXT adalah sebagai berikut.

Share this post